Die Deakin University und TimeEdit machen sich auf den Weg zu besseren akademischen Abläufen 💚

Tightrope des Stundenplans: Ausgleich zwischen den Bedürfnissen der Schüler und den praktischen Realitäten

Bei einer Podiumsdiskussion an der Erasmus-Universität Rotterdam wurde kürzlich deutlich, wie schwierig es ist, Stundenpläne zu erstellen, die den Bedürfnissen der Studierenden, des Personals und der Einrichtungen gerecht werden.

Das Streben nach Studentenzentrierung

Die Diskussionsteilnehmer bestätigten das weit verbreitete Bestreben, studentenorientierte Stundenpläne zu erstellen, räumten aber auch die damit verbundenen Komplexitäten ein. Wouter Voss von der Thomas-More-Universität brachte diese Spannung zum Ausdruck, indem er feststellte, dass die Ausrichtung auf die Studierenden zwar ein wichtiges Ziel ist:

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Letztendlich geht es bei der Planung eines schülerorientierten Stundenplans immer noch darum, ein Gleichgewicht zwischen all den verschiedenen Zwängen zu finden.

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Faktoren wie die Verfügbarkeit von Personal, begrenzte Raumkapazitäten und Budgetbeschränkungen machen oft Kompromisse erforderlich, die nicht unbedingt mit den idealen Stundenplänen der Schüler übereinstimmen.

Trotz dieser Herausforderungen wiesen die Diskussionsteilnehmer auf positive Schritte in Richtung Studierendenzentrierung hin. Die Hochschulen setzen zunehmend auf flexible Lehrplanstrukturen und bieten den Studierenden eine größere Auswahl bei der Gestaltung ihrer individuellen Studienprogramme. Diese Anpassungsfähigkeit zielt darauf ab, den unterschiedlichen Bedürfnissen und Lernstilen der Studierenden gerecht zu werden.

Michiel Visser von der Politie Academie (Niederländische Polizeiakademie) betonte die Komplexität ihrer Organisation und deren Auswirkungen auf die Schülerzahlen: "Wir sprechen von 35.000 Studenten pro Jahr... die von der polizeilichen Grundausbildung über die Meisterausbildung bis hin zur Fahrausbildung und der ME-Ausbildung ausgebildet werden. Die Polizeiakademie macht also eigentlich so ziemlich alles. Und all diese verschiedenen Teile der Polizeiakademie haben unterschiedliche Planungs- und Terminierungsprozesse."

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Wie Lehrplan und Zeitplanung zusammenspielen müssen

Ein immer wiederkehrendes Thema in der Diskussion war die Bedeutung der Anpassung des Lehrplans an die terminlichen Gegebenheiten. Fred Jonker hob hervor, wie die Wageningen University & Research proaktiv Zeitplanungsparameter in ihren Lehrplan integriert. Durch die Zuweisung von Kursen zu bestimmten Vormittags- oder Nachmittagsterminen wird der Planungsprozess gestrafft und sichergestellt, dass die Studierenden ihre Kurse nahtlos miteinander kombinieren können, ohne dass es zu Stundenplankollisionen kommt. Dieser Ansatz erspart spätere komplexe Anpassungen und bietet den Studierenden mehr Klarheit und Vorhersehbarkeit bei der Planung ihres Studiums.

Wouter Voss betonte, wie wichtig eine frühzeitige und kontinuierliche Zusammenarbeit zwischen Lehrplanentwicklern und Stundenplangestaltern ist. Er betonte, dass die Planer von Anfang an einbezogen werden und so einen wertvollen Beitrag zur Kursstrukturierung leisten, potenzielle Terminkonflikte aufzeigen und sich für Lösungen einsetzen können, die sowohl den Bedürfnissen der Studierenden als auch den logistischen Zwängen gerecht werden.

‍Vossteilte seine persönliche Erfahrung mit und bemerkte, dass in seinem eigenen Programm "sobald sie mich einbeziehen... eine Reihe von Dingen angepasst werden können, Dinge im Voraus machbarer gemacht werden können." Dieser proaktive Ansatz verhindert, dass Lehrpläne ohne Berücksichtigung der praktischen Aspekte der Zeitplanung fertiggestellt werden, und vermeidet so potenzielle Kopfschmerzen und Störungen im weiteren Verlauf.

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"Was die Polizeiakademie jetzt hat, ist, dass unsere Daten tatsächlich über, ja, über alle möglichen verschiedenen Anwendungen verteilt sind, von denen einige intern entwickelt worden sind. Das bedeutet, dass unsere Daten verstreut sind, niemand hat einen Überblick über das Gesamtbild", sagt Michiel Visser.
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"Und das ist ein tiefer Wunsch, dass wir mit der Einführung von TimeEdit diesem Bild näher kommen."

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Aussagekräftiges Feedback erhalten

Die Diskussionsteilnehmer sprachen auch über den dringenden Bedarf an robusten Feedback-Mechanismen, um die Effektivität der Stundenplanungspraktiken zu bewerten und kontinuierliche Verbesserungen voranzutreiben. Wouter Voss brachte offen seine Frustration über den Mangel an strukturierten Feedback-Mechanismen zum Ausdruck: "In meinem Fall erhalte ich außerhalb der Prüfungszeit kein Feedback zu dem Stundenplan, den ich während eines Semesters erstellt habe."

Er schlug vor, einfache, aber wirksame Feedback-Instrumente einzuführen, wie z. B. ein "Daumen hoch, Daumen runter"-System, um die Zufriedenheit der Studierenden mit bestimmten Planungsentscheidungen zu messen.

Das Sammeln und Interpretieren von Feedback stellt jedoch eine Reihe von Herausforderungen dar. Fred Jonker wies auf die Schwierigkeit hin, individuelle Präferenzen von breiteren Trends zu unterscheiden. Er wies darauf hin, dass das Feedback oft die spezifischen Anliegen einzelner Schüler oder Lehrer widerspiegelt, die nicht immer mit dem Allgemeinwohl übereinstimmen. Um aus einer Vielzahl von Meinungen aussagekräftige Erkenntnisse zu gewinnen, bedarf es einer sorgfältigen Analyse und einer Konzentration auf die Identifizierung von Mustern, die der Mehrheit zugute kommen.

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Die Raumnutzung ist immer noch ein dominierender Faktor

In einem aufschlussreichen Moment wurden die Diskussionsteilnehmer vor die Wahl gestellt, entweder über umfassende Daten zur Raumnutzung zu verfügen oder direktes Feedback der Studierenden zu den Stundenplänen zu erhalten. Einstimmig gaben sie den Daten zur Raumnutzung den Vorzug und unterstrichen damit den zunehmenden Druck auf die Hochschulen, die Ressourcennutzung zu optimieren, insbesondere angesichts steigender Kosten und Haushaltszwänge.
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Das Gremium erkannte zwar die Bedeutung der Zufriedenheit der Studierenden an, räumte aber auch ein, dass die effiziente Raumnutzung bei Entscheidungen über die Ressourcenzuweisung oft Vorrang hat. Wouter Voss bot eine nuancierte Perspektive an und erklärte: "Natürlich ist die Raumnutzung... wir brauchen einfach eine Raumnutzung, um die Raumnutzung freizugeben. Wir brauchen das. Einige Universitäten stehen unter großem Druck. Andere sind recht geräumig. Wir haben verschiedene." Diese pragmatische Sichtweise spiegelt die Notwendigkeit wider, mit konkurrierenden Prioritäten zu jonglieren und gleichzeitig die verfügbaren Ressourcen bestmöglich zu nutzen.

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Vielen Dank an unsere Podiumsteilnehmer und das große Engagement und die Fragen der 120 Zeitplaner und Lehrplanersteller aus unserer Gemeinschaft! 

Wir freuen uns sehr, den ersten Community-Bericht zu veröffentlichen - State of Scheduling 2024.

Mehr als 200 Antworten, kombiniert mit 54 ausführlichen Interviews mit Planern und Scheduling-Team-Managern aus der ganzen Welt, bilden die Grundlage für den Bericht. Unser Ziel ist es, dass der Bericht Sie informiert:
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+ Benchmarking Ihrer Situation im Vergleich zu Gleichaltrigen 

+ die aktuellen Herausforderungen und Prioritäten der Gemeinschaft zu verstehen

+ Erfahren Sie, was der Sektor für eine bessere Planung und Praxis für die Zukunft für wichtig hält
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Wir haben den Bericht in 4 verschiedene Ergebnisse unterteilt, und alle Daten sind im Anhang verfügbar, damit Sie je nach Perspektive und Interesse relevante Daten finden können. Wir sind gespannt auf Ihre Meinung zu den Daten und auf die Ergebnisse, die Sie vorbringen.

Wir hoffen, Sie finden den Bericht genauso wertvoll wie wir! Laden Sie den Bericht hier

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"In den vergangenen zwei Jahren haben wir gemeinsam mit Institutionen, einzelnen Vordenkern und Praktikern umfangreiche Untersuchungen durchgeführt, um zu verstehen, wie TimeEdit der britischen Hochschulgemeinschaft einen Mehrwert bieten kann. Diese Gespräche haben gezeigt, dass ein erheblicher Bedarf an einer Lösung besteht, die eine integrierte Verwaltung von Stundenplänen, Lehrplänen und Studentenzuweisungen ermöglicht", sagt Johan Blomdahl, CEO von TimeEdit.
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Mit dieser Zuversicht und den jüngsten Neuzugängen in der TimeEdit-Familie, darunter die Nottingham University, die University of Stirling, das Royal Veterinary College, die Salford University und die Gloucestershire University, verdreifacht TimeEdit nun sein Engagement in der Region. Die Erweiterung unseres britischen Teams durch die Einstellung von Leann Thomas, Mike Earl und Mike Fox unterstreicht die Ambitionen auf dem Markt.


Leann Thomas - Kompetenz als Wegbereiterin

Im Juli haben wir Leann Thomas als Change Enablement Manager zur Unterstützung der Gemeinschaft eingestellt. Leann kommt von der University of South Wales zu uns, wo sie mit großem Erfolg Implementierungsinitiativen leitete. Ihr Einblick in die einzigartigen Herausforderungen und den Umgang mit organisatorischen Veränderungen im britischen Bildungssystem wird für unsere Kunden von unschätzbarem Wert sein.
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Michael Earl - Erfahrung sowohl bei Lieferanten als auch bei Instituten

Michael Earl bringt aus seiner Zeit an der Loughborough University und der Nottingham Trent University umfangreiche Erfahrungen in der Zeitplanung mit. Sein tiefgreifendes Verständnis des akademischen Sektors und seine praktische Erfahrung mit der Stundenplanung an prominenten britischen Universitäten machen ihn zu einer wichtigen Bereicherung für die TimeEdit-Community.
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Mike Fox - Technologie trifft Innovation

Mike Fox, dessen Erfahrung in der Unterstützung komplexer Organisationen bei der Suche nach den richtigen Technologielösungen liegt. Als Business Development Manager bei TE wird Mike Fox mit seinem Fachwissen sicherstellen, dass unsere Kunden die innovativsten und effektivsten Lösungen erhalten, die auf ihre individuellen Bedürfnisse zugeschnitten sind. "Mein Mantra ist es, immer zu helfen, und ich kann es kaum erwarten, die TimeEdit-Community aus nächster Nähe kennenzulernen".


"Ich bin begeistert, dass wir ein so tolles Team haben, das unsere britische Community unterstützt. Obwohl Göteborg und London nur eine Stunde entfernt sind, bedeutet es uns sehr viel, lokale Implementierung, lokalen Support und den Aufbau einer Community mit einzigartigem Wissen in der Region anzubieten. Ich freue mich zu 100 % auf 2024", sagt Matt Dalton, UK Commercial Director.

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Auf der TE Con 2023 präsentierte die BI Norwegian Business School, wie sie mit TimeEdit von fragmentierten, manuellen Prozessen zu einem einheitlichen, automatisierten System übergegangen ist.

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In einer fesselnden Präsentation erläuterte Mai Hermansen den Wandel von BI von isolierter Planung und manuellen Prozessen hin zu einem zentralisierten und automatisierten System. 3 Hauptthemen:

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1. Vom Altsystem zu integrierten Lösungen

Die Geschichte von BI ist eine Geschichte der Innovation und des Zukunftsdenkens. Vor nicht allzu langer Zeit sah sich BI mit den Herausforderungen eines isolierten Betriebs, einer Fülle von Excel-Tabellen und einem Mangel an systemischer Unterstützung konfrontiert, was zu Ineffizienzen und einer hohen Arbeitsbelastung der Mitarbeiter führte. Als Einrichtung mit vier Standorten in ganz Norwegen und einem breiten Spektrum an Kursen war der Bedarf an einer robusten und skalierbaren Lösung offensichtlich.

2. Zentralisierung der Abläufe

Die Partnerschaft mit TimeEdit begann mit der Vision einer Zentralisierung und Rationalisierung. Mit einer soliden Infrastruktur für Terminplanung, Prüfungsplanung und Ressourcenzuweisung liegt die Messlatte hoch: Verbesserung der campusübergreifenden Zusammenarbeit, klare Abstimmung von Richtlinien und Verfahren und bessere, datengestützte Entscheidungsfindung.

3. Den Wandel durch Zusammenarbeit vorantreiben

"Mit TimeEdit haben wir nicht nur unsere Arbeitsweise geändert, sondern auch die Bildungsmöglichkeiten für unsere Community verbessert.

Mai berichtete über die Zusammenarbeit bei der Gestaltung neuer Prozesse, wobei er insbesondere die Bedeutung von Transparenz, einer einheitlichen Prozessbeschreibung für die Zeitplanung und eines klaren Rollenverständnisses bei den neuen Arbeitsweisen hervorhob.

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Blick nach vorn

Die Zusammenarbeit von BI mit TimeEdit ist ein lebendiges Beispiel dafür, wie Technologie und Change Management Hand in Hand arbeiten, um bessere Ergebnisse zu erzielen. In der Erfolgsgeschichte, die auf der TE Con 2023 vorgestellt wurde, geht es nicht nur um verbesserte Prozesse, sondern auch um den Nutzen für die 20.000 Studenten - es geht um die Schaffung einer Zukunft, in der Bildung nahtlos ist und in der Studenten und Dozenten mehr erreichen können.

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BI Norwegian Business School Läuft auf: ‍

Plan für die Ressourcenplanung
Prüfung für die Prüfungsplanung
Kern für die Unterrichtsplanung
Präferenzen für die Datenerfassung

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Die im malerischen Herzen Schottlands gelegene Universität Stirling ist seit langem für ihre erstklassige Forschung und ihr vielfältiges Angebot bekannt. Jetzt hat die Universität mit der Wahl von TimeEdit als Partner einen wichtigen Schritt zur Verbesserung ihrer akademischen Abläufe getan.

"Wir freuen uns sehr, die University of Stirling bei TimeEdit begrüßen zu dürfen", sagt Matt Dalton von TimeEdit. "Ich habe das Privileg, schon seit einiger Zeit mit der Universität zusammenzuarbeiten, und ich habe ihren Elan und ihre Leidenschaft gesehen, eine Lösung zu implementieren, die für Akademiker und Studenten eine sinnvolle Wirkung hat."

Unsere Plattform wird die Universität Stirling dabei unterstützen, ihre akademische Terminplanung, Veröffentlichung und Datenerfassung zu rationalisieren, um eine nahtlose und integrierte Erfahrung für Studenten und Mitarbeiter zu bieten.

"Dies ist ein Meilenstein für uns bei TimeEdit. Es ist fantastisch, Stirling an Bord zu haben, und es ist eine Bestätigung für unser langfristiges Engagement auf dem britischen Markt."

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Herzlich willkommen, Universität Stirling! Lassen Sie uns gemeinsam die Zukunft des akademischen Betriebs gestalten und eine Bildungserfahrung schaffen, die ihresgleichen sucht.

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Kontext und Erwartungen

Das Wachstum und die Herausforderungen schufen neue Realitäten, die die Universität berücksichtigen musste. Sie unterstrichen die Bedeutung der Zeitplanung und des Raummanagements für den ordnungsgemäßen Betrieb der Universität: um hohe Standards aufrechtzuerhalten und den Studierenden und dem Personal qualitativ hochwertige Dienstleistungen zu bieten, aber auch die Möglichkeit zu haben, fundierte Entscheidungen zu treffen.

In diesem Zusammenhang wurde die Aufmerksamkeit auf einige wichtige Punktegelenkt:

• Einbeziehung aller Zeitplaner (etwa 80 Personen) und aller Ressourcen von 13 Fakultäten in einer einzigen Umgebung
• Vereinheitlichung der Verfahren für die Zeit- und Raumzuweisung auf jedem Campus
• Berücksichtigung der fakultäts- und campusspezifischen Zwänge, aber auch Anpassung an einen einheitlichen, zentralisierten Prozess
• Einrichtung von Verfahren zur optimalen Nutzung der Räume (die zentral verwaltet werden) in einem sehr engen Rahmen für die Raumverwaltung
• Ermittlung des Bedarfs an Unterrichtsräumen in einer langfristigen Perspektive
• Allen Studenten und Dozenten einen einfachen Zugang zu ihren Stundenplänen bieten und individuelle Zeitpläne und flexible Lösungen anbieten

In Anbetracht dieser Situation musste die ULB für ihre aktuellen und zukünftigen Bedürfnisse gerüstet und besser ausgestattet sein. Da außerdem der Aufwand für die Stundenplanerstellung (Erstellung, Änderungen) und Raumzuweisung jedes Jahr zunahm, war eine benutzerfreundliche und effektive Lösung für die Verwaltung, Planung und Veröffentlichung von Ressourcen für die ULB unerlässlich, da sie sich nicht mehr auf unterdimensionierte Vor-Ort-Lösungen verlassen konnte. Im Jahr 2020 wurde eine Ausschreibung gestartet, um einen Überblick über die bestehenden Lösungen für die Stundenplanerstellung zu erhalten, wobei verschiedene Ziele im Vordergrund standen:

1. Zuverlässigkeit: Die Nutzer brauchten eine Lösung mit mehr Kontrolle über die Daten, die eine einfache und schnelle Überprüfung ermöglicht, so dass man sich auf die Daten verlassen kann, um eine bessere Entscheidungsfindung zu gewährleisten.

2. Erreichbarkeit: Sie sollte überall und jederzeit mit minimalen Serviceunterbrechungen verfügbar sein (insbesondere für die Publishing-Lösung)

3. Qualität und Effektivität: Es war notwendig, die Prozesse zu beschleunigen (z.B. schnelles Reagieren bei Änderungen in letzter Minute, Visualisierung von Raumplänen) und die Zeitpläne flexibler zu gestalten

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Die Implementierung

Wir haben mit Amélie Théry, Leiterin des Teams für Stundenplankoordination und Lehrräume an der ULB, über die Einführung und die ersten Monate mit TimeEdit gesprochen. Sie spricht über den Ausschreibungs- und Implementierungsprozess:

"Die Ergebnisse des Ausschreibungsverfahrens waren sehr eindeutig: TimeEdit war die beste Lösung für die ULB. Als die Implementierung im Februar 2021 begann, hatten wir ein sehr spezifisches und ehrgeiziges Ziel: Die Lösungen für die Stundenplanerstellung und -veröffentlichung sollten bereit sein, um alle Reservierungen für das akademische Jahr 2021-2022 aufzunehmen. Das bedeutete im Wesentlichen, dass TE Core, das Stundenplanungssystem, vor April 2021 vollständig konfiguriert sein musste, um die Schulungen für alle Stundenplaner und Raummanager zu starten."

"Die Ergebnisse des Ausschreibungsverfahrens waren sehr eindeutig: TimeEdit war die beste Lösung für die ULB.

"Es ist unnötig zu erwähnen, dass diese Zeit sehr intensiv war, insbesondere in Zeiten von COVID mit ständigen Änderungen im laufenden Studienjahr. Ein so ehrgeiziges Projekt mit einer so kurzen Frist war natürlich eine echte Herausforderung. Dennoch war die Projektdefinition von Anfang an klar und der TimeEdit Implementierungsmanager sorgte für eine sehr effektive Struktur. Die Zeit-/Projektmanagementindikatoren waren sowohl klar als auch realistisch und natürlich auf die Bedürfnisse der ULB und den kurzen Zeitrahmen abgestimmt."

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Wichtigste Ergebnisse

In Anbetracht des hohen Einsatzes und des Ausmaßes der Veränderung für die Universität waren Misserfolg oder Verzögerung definitiv keine Optionen für die Einführung. Das Projekt wurde als großer Erfolg gewertet, da alle Fristen eingehalten wurden und das Feedback das Projektmanagementteam und die ULB-Behörden optimistisch hinsichtlich der Einführung und der nun regelmäßigen Nutzung von TimeEdit stimmte. Amélie erklärt:

Jetzt wird klar, dass das System mehr sein kann als nur ein Ort, an dem wir unsere Reservierungen aufzeichnen, sondern eine völlig neue Herangehensweise an unsere Planungs- und Raumverwaltungsprobleme. Und das ist wichtig."

"Die Zeitplaner kamen mit dem System gut zurecht und bewältigten die Umstellung effizient. Viele Nutzer betonten die Benutzerfreundlichkeit von TE Core und wie beruhigend es war, dass einige Änderungen mit wenigen Klicks erledigt und angezeigt werden konnten. Die Zuverlässigkeit des Systems und die Flexibilität der Implementierung, um unsere Bedürfnisse zu erfüllen, waren ebenfalls große Vorteile, die es uns ermöglichten, das volle Potenzial der Zeitplanung zu nutzen. Es wird nun deutlich, dass das System mehr sein kann als nur ein Ort, an dem wir unsere Reservierungen aufzeichnen, sondern eine ganz neue Art, an unsere Zeitplanungs- und Raumverwaltungsprobleme heranzugehen. Und das ist von großer Bedeutung."

Bild: ©Lara Herbinia

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