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Roskilde University selects TimeEdit to improve scheduling and academic operations

May 23, 2025

From “well enough” to “why didn’t we do this sooner?”

Roskilde had been managing their academic planning with a system that, while familiar, came with limitations - especially around vendor communication and workflows for jointly taught activities. As Pia Nielsen, Educational Timetabler at the university, put it: the setup worked, but looking back, “we did things in a weird way.”

The tipping point came when it was clear that continuing with the status quo would hold them back. The decision to switch wasn’t easy - but it was necessary. After hearing strong recommendations from peers and engaging in open, constructive dialogue with the TimeEdit team, the university saw a better way forward.

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TimeEdit stood out by demonstrating not just a strong technical fit, but a collaborative spirit. The team matched Roskilde’s expectations with real understanding, not just of the product, but of their challenges and the wider higher ed landscape.

Pia Nielsen, Educational Timetabler

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What’s already changing

Since the rollout, the benefits have been immediate:

-> Conflict control in exam scheduling has been dramatically improved

-> Managing jointly taught activities is now streamlined, “a game changer,” as Pia described it.

-> Viewer is strengthening communication between planners and faculty, cutting down back and forth.

-> Support requests are resolved quickly, often within an hour.

-> And most importantly: the system feels intuitive, familiar in the right ways, and clearly better in others.

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In fact, for the spring timetable, staff beyond the core implementation group were able to build and manage schedules successfully. “Seeing that result makes me proud,” Pia said.

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Blick nach vorn

The university is planning to explore more TimeEdit functionality, including Outlook integration, Reserve, and Data Manager as they prepare for wider organisational updates. Pia summed it up best: the work has only just begun, but “I already have a list for Christmas hanging in the tree.”

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To everyone at Roskilde University: thank you for the trust and the collaboration. We’re so glad to be on this journey with you 💚

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Say hello to our newest member of the TimeEdit family - University of Lancashire!

May 23, 2025

A university with a bold vision for the future

Founded in 1828 and now home to a colleague and student community of over 42,000 people, working across multiple campuses in the UK and Cyprus, the University of Lancashire brings with it a rich academic legacy and a forward-thinking plan to match. Their complex curriculum spans undergraduate to postgraduate degrees, degree apprenticeships, CPD, and extensive partner-delivered offerings across 40 institutions worldwide.
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From spreadsheets to smart systems

Like many institutions, the University of Lancashire has faced the challenges of managing curriculum data spread across countless spreadsheets, documents, and disconnected tools. But with a university wide transformation initiative, aptly namned University of the Future, it was clear that the time had come to modernise and secure a tool to support this transformation.

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That’s where TimeEdit comes in. By implementing our Curriculum Management System, University of Lancashire is:

-> Replacing 30+ sources of curriculum data with a single source of truth

-> Streamlining approval and amendment workflows to boost efficiency and quality oversight

-> Enabling a strategic transition to block delivery, with the flexibility to accommodate varied models and calendars

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Why did the university decide to partner with TimeEdit?

When the University of Central Lancashire sought a partner to support their academic operations, they were looking for more than just a software provider. They needed a team that could understand their unique context, adapt to their needs, and collaborate closely throughout the journey. Here’s why they chose TimeEdit:

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"The TimeEdit team didn’t just sell a product - they demonstrated a clear understanding of our challenges and showed how they’d help us solve them. We saw flexibility, responsiveness, and a willingness to meet us where we are. That matters."

Fran Haygarth, Senior Academic Quality Manager

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"From the very first conversation, we could tell this would be a strong partnership - professional, collaborative, and grounded in mutual understanding."

Jane Cooke, Business Analyst

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We are honoured to support University of Lancashire on their journey and we can’t wait to see how their University of the Future vision comes to life 💚

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Welcome aboard, University of Lancashire!

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Den Zeitplan ausbalancieren: Podiumsdiskussion auf der TE Con Rotterdam

18. Oktober 2024

Tightrope des Stundenplans: Ausgleich zwischen den Bedürfnissen der Schüler und den praktischen Realitäten

Bei einer Podiumsdiskussion an der Erasmus-Universität Rotterdam wurde kürzlich deutlich, wie schwierig es ist, Stundenpläne zu erstellen, die den Bedürfnissen der Studierenden, des Personals und der Einrichtungen gerecht werden.

Das Streben nach Studentenzentrierung

Die Diskussionsteilnehmer bestätigten das weit verbreitete Bestreben, studentenorientierte Stundenpläne zu erstellen, räumten aber auch die damit verbundenen Komplexitäten ein. Wouter Voss von der Thomas-More-Universität brachte diese Spannung zum Ausdruck, indem er feststellte, dass die Ausrichtung auf die Studierenden zwar ein wichtiges Ziel ist:

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Letztendlich geht es bei der Planung eines schülerorientierten Stundenplans immer noch darum, ein Gleichgewicht zwischen all den verschiedenen Zwängen zu finden.

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Faktoren wie die Verfügbarkeit von Personal, begrenzte Raumkapazitäten und Budgetbeschränkungen machen oft Kompromisse erforderlich, die nicht unbedingt mit den idealen Stundenplänen der Schüler übereinstimmen.

Trotz dieser Herausforderungen wiesen die Diskussionsteilnehmer auf positive Schritte in Richtung Studierendenzentrierung hin. Die Hochschulen setzen zunehmend auf flexible Lehrplanstrukturen und bieten den Studierenden eine größere Auswahl bei der Gestaltung ihrer individuellen Studienprogramme. Diese Anpassungsfähigkeit zielt darauf ab, den unterschiedlichen Bedürfnissen und Lernstilen der Studierenden gerecht zu werden.

Michiel Visser von der Politie Academie (Niederländische Polizeiakademie) betonte die Komplexität ihrer Organisation und deren Auswirkungen auf die Schülerzahlen: "Wir sprechen von 35.000 Studenten pro Jahr... die von der polizeilichen Grundausbildung über die Meisterausbildung bis hin zur Fahrausbildung und der ME-Ausbildung ausgebildet werden. Die Polizeiakademie macht also eigentlich so ziemlich alles. Und all diese verschiedenen Teile der Polizeiakademie haben unterschiedliche Planungs- und Terminierungsprozesse."

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Wie Lehrplan und Zeitplanung zusammenspielen müssen

Ein immer wiederkehrendes Thema in der Diskussion war die Bedeutung der Anpassung des Lehrplans an die terminlichen Gegebenheiten. Fred Jonker hob hervor, wie die Wageningen University & Research proaktiv Zeitplanungsparameter in ihren Lehrplan integriert. Durch die Zuweisung von Kursen zu bestimmten Vormittags- oder Nachmittagsterminen wird der Planungsprozess gestrafft und sichergestellt, dass die Studierenden ihre Kurse nahtlos miteinander kombinieren können, ohne dass es zu Stundenplankollisionen kommt. Dieser Ansatz erspart spätere komplexe Anpassungen und bietet den Studierenden mehr Klarheit und Vorhersehbarkeit bei der Planung ihres Studiums.

Wouter Voss betonte, wie wichtig eine frühzeitige und kontinuierliche Zusammenarbeit zwischen Lehrplanentwicklern und Stundenplangestaltern ist. Er betonte, dass die Planer von Anfang an einbezogen werden und so einen wertvollen Beitrag zur Kursstrukturierung leisten, potenzielle Terminkonflikte aufzeigen und sich für Lösungen einsetzen können, die sowohl den Bedürfnissen der Studierenden als auch den logistischen Zwängen gerecht werden.

‍Vossteilte seine persönliche Erfahrung mit und bemerkte, dass in seinem eigenen Programm "sobald sie mich einbeziehen... eine Reihe von Dingen angepasst werden können, Dinge im Voraus machbarer gemacht werden können." Dieser proaktive Ansatz verhindert, dass Lehrpläne ohne Berücksichtigung der praktischen Aspekte der Zeitplanung fertiggestellt werden, und vermeidet so potenzielle Kopfschmerzen und Störungen im weiteren Verlauf.

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"Was die Polizeiakademie jetzt hat, ist, dass unsere Daten tatsächlich über, ja, über alle möglichen verschiedenen Anwendungen verteilt sind, von denen einige intern entwickelt worden sind. Das bedeutet, dass unsere Daten verstreut sind, niemand hat einen Überblick über das Gesamtbild", sagt Michiel Visser.
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"Und das ist ein tiefer Wunsch, dass wir mit der Einführung von TimeEdit diesem Bild näher kommen."

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Aussagekräftiges Feedback erhalten

Die Diskussionsteilnehmer sprachen auch über den dringenden Bedarf an robusten Feedback-Mechanismen, um die Effektivität der Stundenplanungspraktiken zu bewerten und kontinuierliche Verbesserungen voranzutreiben. Wouter Voss brachte offen seine Frustration über den Mangel an strukturierten Feedback-Mechanismen zum Ausdruck: "In meinem Fall erhalte ich außerhalb der Prüfungszeit kein Feedback zu dem Stundenplan, den ich während eines Semesters erstellt habe."

Er schlug vor, einfache, aber wirksame Feedback-Instrumente einzuführen, wie z. B. ein "Daumen hoch, Daumen runter"-System, um die Zufriedenheit der Studierenden mit bestimmten Planungsentscheidungen zu messen.

Das Sammeln und Interpretieren von Feedback stellt jedoch eine Reihe von Herausforderungen dar. Fred Jonker wies auf die Schwierigkeit hin, individuelle Präferenzen von breiteren Trends zu unterscheiden. Er wies darauf hin, dass das Feedback oft die spezifischen Anliegen einzelner Schüler oder Lehrer widerspiegelt, die nicht immer mit dem Allgemeinwohl übereinstimmen. Um aus einer Vielzahl von Meinungen aussagekräftige Erkenntnisse zu gewinnen, bedarf es einer sorgfältigen Analyse und einer Konzentration auf die Identifizierung von Mustern, die der Mehrheit zugute kommen.

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Die Raumnutzung ist immer noch ein dominierender Faktor

In einem aufschlussreichen Moment wurden die Diskussionsteilnehmer vor die Wahl gestellt, entweder über umfassende Daten zur Raumnutzung zu verfügen oder direktes Feedback der Studierenden zu den Stundenplänen zu erhalten. Einstimmig gaben sie den Daten zur Raumnutzung den Vorzug und unterstrichen damit den zunehmenden Druck auf die Hochschulen, die Ressourcennutzung zu optimieren, insbesondere angesichts steigender Kosten und Haushaltszwänge.
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Das Gremium erkannte zwar die Bedeutung der Zufriedenheit der Studierenden an, räumte aber auch ein, dass die effiziente Raumnutzung bei Entscheidungen über die Ressourcenzuweisung oft Vorrang hat. Wouter Voss bot eine nuancierte Perspektive an und erklärte: "Natürlich ist die Raumnutzung... wir brauchen einfach eine Raumnutzung, um die Raumnutzung freizugeben. Wir brauchen das. Einige Universitäten stehen unter großem Druck. Andere sind recht geräumig. Wir haben verschiedene." Diese pragmatische Sichtweise spiegelt die Notwendigkeit wider, mit konkurrierenden Prioritäten zu jonglieren und gleichzeitig die verfügbaren Ressourcen bestmöglich zu nutzen.

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Vielen Dank an unsere Podiumsteilnehmer und das große Engagement und die Fragen der 120 Zeitplaner und Lehrplanersteller aus unserer Gemeinschaft!

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