Herausforderung

Die VU Amsterdam stand vor der doppelten Herausforderung, die Qualität ihrer Dienstleistungen zu verbessern und gleichzeitig die Betriebskosten erheblich zu senken. Dies erforderte eine ganzheitliche Neubewertung der bestehenden Prozesse und die Einführung innovativer Lösungen zur Rationalisierung von Verwaltungsaufgaben und Bildungslogistik.

Näherung

Bei der Einführung von TE Curriculum legte die VU Amsterdam großen Wert auf die Unterstützung aller Beteiligten, von der Verwaltung bis hin zu den akademischen Lehrkräften. Dieses Ethos stand bei der Einführung von TE Curriculum durch TimeEdit im Mittelpunkt, um die Prozessmanagementfunktionen zu erweitern und die Datentransparenz zu verbessern. Bei der Implementierung von TE Curriculum überprüfte die VU ihre Geschäftsprozesse für die Anforderung, Erstellung und Genehmigung von Lehrplänen von Grund auf.

"Die durch die Systemimplementierung geförderte Befähigung und Zusammenarbeit war entscheidend für die Verbesserung unseres Bildungsangebots und unserer betrieblichen Flexibilität", erklärt Chantal Bot, Prozessdirektorin an der VU Amsterdam.
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Ergebnisse

Die Initiative führte zu bemerkenswerten Fortschritten bei der Servicequalität und der operativen Flexibilität, die durch die strategische Neuzuweisung von Ressourcen und die Modernisierung der Lehrplanprozesse unterstrichen wurden. Drei wesentliche Verbesserungen waren von größter Bedeutung:

1. Kontinuierliche Einsicht in den Lehrplan: Die Initiative förderte ein kontinuierliches Bewusstsein für die Lehrplanentwicklung und erleichterte die Identifizierung und Abmilderung von Engpässen und Verwaltungsaufwand.
2. Vollständige Änderungskontrolle: Es wurde ein robuster Rahmen für das Änderungsmanagement geschaffen, der sicherstellt, dass alle Änderungen effizient verwaltet und dokumentiert werden.
3. Verbessertes Engagement der Interessengruppen: Das Projekt hat das Stakeholder-Management während der gesamten Entwicklungs- und Genehmigungsphase des Curriculums erheblich gestärkt und so ein kooperatives Umfeld gefördert.

Mit diesem Projekt hat die VU Amsterdam nicht nur die transformative Wirkung des strategischen Prozessmanagements unter Beweis gestellt, sondern auch den Wert der Zusammenarbeit bei der Neudefinition der Standards für Servicequalität und betriebliche Effizienz im Hochschulbereich unterstrichen.

Chantal Bot von der VU Amsterdam denkt über diese Erfolge nach: "Die Umstellung war signifikant. Die Einblicke, die wir jetzt in den Prozess der Lehrplanerstellung haben, haben nicht nur den Verwaltungsaufwand reduziert, sondern auch ein dynamischeres und reaktionsfähigeres Bildungsumfeld gefördert."

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Universität Potsdam steigert Abschlussquoten und Raumnutzung in einem ressourcenbeschränkten Umfeld

DIE HERAUSFORDERUNG
Im wunderschönen Park Sanssouci in Potsdam bei Berlin baute Friedrich der Große sein beeindruckendes Neues Palais. In der Nähe befinden sich große palastartige Gebäude, die einst als Wohngebäude für die Schlosswächter dienten. Heute dienen sie einem ganz anderen Zweck, nämlich der größten Universität in Brandenburg, der Universität Potsdam.

Die Universität Potsdam ist über die Erwartungen hinaus gewachsen: von 3.000 Studierenden vor 20 Jahren auf heute 21.000 Studierende. Und obwohl sie drei Standorte in und um Potsdam hat, gibt es immer noch nicht genug Platz für sie alle.

"Wir leben schon seit geraumer Zeit mit dieser räumlichen Enge und haben immer wieder Beschwerden von Dozierenden und Studierenden erhalten. Die Räume sind oft doppelt belegt oder zu klein für die Anzahl der Studierenden in der Kursgruppe".

Außerdem bietet die Universität mehr als 100 verschiedene Studiengänge an. Der Schwerpunkt dieser Studiengänge liegt auf der Lehrerausbildung, die Kurse in einer Vielzahl von Fächern erfordert und den Studierenden eine individuelle Auswahl ermöglicht. Aufgrund neuer Richtlinien, die 2010 eingeführt wurden, muss jedes Modul mit einer Prüfung und einer Note abgeschlossen werden, bevor man zum nächsten Modul übergehen kann. Diese Richtlinie und zu viele Terminkonflikte in den Lehrplänen schränkten die Flexibilität der Lehrveranstaltungen ein und führten dazu, dass weniger Studierende ihr Studium rechtzeitig abschließen konnten.
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DIE LÖSUNG
Die Universität Potsdam hatte die Entwicklung von TimeEdit etwa zwei Jahre lang beobachtet, während das Unternehmen und die Lösung in Europa an Fahrt gewannen. Als das Produkt ausgereifter wurde, kam es schließlich den Vorstellungen der Universität Potsdam hinsichtlich der Operationalisierung der Raumverwaltung und -planung immer näher. Das Potsdamer Team evaluierte seine Optionen und kam zu dem Schluss, dass es an der Zeit war, das hausgemachte Altsystem, die Excel-Tabellen und Papierlisten gegen TimeEdit auszutauschen.

"Unsere Ressourcen müssen besser genutzt werden, und wir müssen die Verwaltung bei der Planung und Disposition vereinfachen. Wir waren auf der Suche nach einer benutzerfreundlichen, flexiblen Lösung mit Integrationsmöglichkeiten in unser SIS und LMS - TimeEdit erfüllte alle Kriterien.

Um Engpässe und unzureichend genutzte Zeitfenster und Ressourcen aufzuspüren, wandte sich die Universität Potsdam TE Reporting zu, um eine campusweite, gründliche Analyse ihrer Ressourcennutzung durchzuführen.

"Wir haben einfach nicht genug Räume für die Anzahl der Studenten. TimeEdit hat uns geholfen, unsere Räume rationeller zu nutzen. Wir haben zum Beispiel schnell verstanden, dass wir viele Zeitfenster hatten, die nicht ausgelastet waren - wie Montagmorgen und Freitagnachmittag.

In TimeEdit werden alle Potsdamer Ressourcen in einer Datenbank gespeichert, so dass die gemeinsame Nutzung von Räumen und Ressourcen zwischen den Abteilungen leicht möglich ist und volle Transparenz gewährleistet wird. Diese Fähigkeit, zusammen mit der Nutzung der in TE Core eingebauten Funktionalität für Abhängigkeiten (Voraussetzungen), ermöglichte es der Universität, einen konfliktfreien Zeitplan zu gewährleisten.

"Bei der Verwaltung von Räumen geht es vor allem darum, Kollisionen zu vermeiden und sicherzustellen, dass der richtige Kurs im richtigen Raum stattfindet. TimeEdit gibt der Universität einen Überblick über die verfügbaren Ressourcen, so dass wir Stundenpläne ohne Kollisionen und Probleme erstellen können.

Natürlich sind eine höhere Auslastung und ein besserer Überblick großartig, aber ohne ein einfach zu bedienendes System ist es schwierig, die theoretischen Möglichkeiten in die Praxis umzusetzen.

"Für unsere Planer ist alles so viel einfacher geworden. Sie sind keine IT-Experten, sondern oft Lehrer, die neben der Terminplanung noch andere Aufgaben haben. Deshalb war für uns die Benutzerfreundlichkeit wichtig. Da die Planung so viel einfacher geworden ist, haben sie jetzt Zeit für andere Dinge, die erledigt werden müssen."

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DIE ERGEBNISSE

• Die Zahl der Studenten, die ihren Abschluss rechtzeitig machen (definiert als innerhalb von 6 bis 7 Semestern), stieg um 5 %.
  
  
• Die Ressourcenauslastung stieg auf 92 %.
  
  
• Die Zahl der Beschwerden im Zusammenhang mit dem Lehrplan und den Räumlichkeiten ging um 80 % zurück.
  
  
• Die Zufriedenheit der Studenten mit der Qualität der Lehrpläne und Kurse stieg um 25 %.

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Die mehrjährige Suche nach einem hochmodernen Terminplanungssystem fand ein Ende, als Condé Nast TimeEdit
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Mit nur 3000 Studenten ist das Condé Nast College zweifellos einer der kleinsten TimeEdit-Kunden, was jedoch keineswegs mit geringen Ambitionen gleichzusetzen ist. Im Gegensatz dazu erfordert die Erstellung einzigartiger personalisierter Stundenpläne in einem komplexen Bildungsumfeld eine komplizierte Planung, Flexibilität und Ressourcenkontrolle.

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Wo nur das Beste gut genug ist

Als Condé Nast 2013 die Türen seines College of Fashion and Design öffnete, wollte man den Studenten ein unvergleichliches Erlebnis bieten, ähnlich dem, das man von den Publikationen der Gruppe gewohnt ist. Condé Nast setzte die Messlatte hoch an und war fest entschlossen, ausschließlich hochmoderne Technologielösungen in ihrem gesamten EdTech-Software-Stack zu verwenden, um sicherzustellen, dass sie diesen Anspruch erfüllen konnten.
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Ein Jahrhundert der Medienführerschaft

Die Geschichte von Condé Nast geht auf das Jahr 1909 zurück, als Condé Montrose Nast, ein in New York City geborener Verleger, die Vogue erwarb, die 1892 als New Yorker Wochenzeitschrift für Gesellschafts- und Modenachrichten gegründet wurde.

Condé Nast gilt als Erfinder der "Class-Publikationen", einer Zeitschriftengattung, die sich auf eine bestimmte soziale Gruppe oder ein bestimmtes Interesse konzentriert, anstatt zu versuchen, eine möglichst große Leserschaft anzusprechen. Condé Nast hat sein Portfolio an Publikationen und digitalen Inhalten über die Jahrzehnte erfolgreich erweitert und ist heute unangefochtener Marktführer in dem Segment, das sie einst geschaffen haben.
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Perfektionierung der Hochschulbildung

Mit einem über ein Jahrhundert aufgebauten Markenwert als Ergebnis der Perfektionierung der Kunst des Zeitschriftenverlegens steht viel auf dem Spiel, wenn man sich auf einen neuen Markt wagt. Nicholas Coleridge, Geschäftsführer von Condé Nast Britain und Gründer des Condé Nast College of Fashion and Design, war sich dessen bewusst und stellte von Anfang an klar, dass sich das College mit nichts anderem als hochmodernen Lösungen zufrieden geben würde, um den Studenten ein konkurrenzloses Erlebnis zu bieten.
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Die Wahl von TimeEdit für Ressourcenmanagement und Zeitplanung

Nachdem die Suche auf dem britische Markt nach adäquaten Zeitplanungslösungen wenig bis gar nicht erfolgreich war, hätte die Expansion von TimeEdit nach Großbritannien im Jahr 2017 für das College nicht passender sein können. Sepehr Malek, CTO des Condé Nast College of Fashion & Design, erinnert sich.

Trotz zahlreicher Versuche und Demos von Anbietern konnten wir keine Lösung finden, die wirklich alle unsere Wünsche erfüllte und die Art von Studentenerfahrung bot, nach der wir suchten - das heißt, bis wir mit TimeEdit* in Kontakt kamen

Der Mittelpunkt der Aufmerksamkeit

"Wir verwenden TimeEdit, um individuelle Stundenpläne für alle unsere Studenten zu erstellen", fährt Sepehr fort, "und das ist eine Funktion, die uns kein anderer Anbieter bieten kann". Darüber hinaus bettet das College TimeEdit in seine Canvas-Installation ein, um den Studenten eine nahtlose Brücke zwischen den beiden Kernprodukten zu bieten, die das tägliche Leben der Studenten bestimmen. "Wenn man unser Gebäude betritt, sieht man in der Regel eine große Gruppe von Studentinnen und Studenten, die sich um unsere Bildschirme versammelt haben, auf denen unser TimeEdit-Zeitplan angezeigt wird - er ist de facto zum Mittelpunkt der Aufmerksamkeit geworden, wenn man nicht an einer Sitzung teilnimmt", sagt Sepehr.

Ende gut, alles gut

TimeEdit stellt jedem seiner Kunden einen eigenen Customer Success Manager zur Seite, der bei der Implementierung, der Schulung und bei allen Fragen, die im Laufe des Projekts auftauchen, hilft. Sepehr schätzt diesen persönlichen Ansatz und schließt das Interview ab:

Wir waren alle unglaublich zufrieden mit der Zusammenarbeit mit unserem CSM. Er ist proaktiv und lösungsorientiert und hat den Übergang zu TimeEdit wirklich zu einem Kinderspiel gemacht. Ich würde auf jeden Fall jedem CTO da draußen empfehlen, TimeEdit auszuprobieren.

Wichtigste Errungenschaften

• Institutionsweite Ressourcenverwaltung und Zeitplanung
  
• Buchung von Studienräumen für Studierende und einfache Einplanung von Gastdozenten
  
• Individueller Stundenplan für Studierende
  
• Integriertes Eventmanagement für interne und externe Zwecke

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