Universität Potsdam steigert Abschlussquoten und Raumnutzung in einem ressourcenbeschränkten Umfeld
DIE HERAUSFORDERUNG
Im wunderschönen Park Sanssouci in Potsdam bei Berlin baute Friedrich der Große sein beeindruckendes Neues Palais. In der Nähe befinden sich große palastartige Gebäude, die einst als Wohngebäude für die Schlosswächter dienten. Heute dienen sie einem ganz anderen Zweck, nämlich der größten Universität in Brandenburg, der Universität Potsdam.
Die Universität Potsdam ist über die Erwartungen hinaus gewachsen: von 3.000 Studierenden vor 20 Jahren auf heute 21.000 Studierende. Und obwohl sie drei Standorte in und um Potsdam hat, gibt es immer noch nicht genug Platz für sie alle.
"Wir leben schon seit geraumer Zeit mit dieser räumlichen Enge und haben immer wieder Beschwerden von Dozierenden und Studierenden erhalten. Die Räume sind oft doppelt belegt oder zu klein für die Anzahl der Studierenden in der Kursgruppe".
Außerdem bietet die Universität mehr als 100 verschiedene Studiengänge an. Der Schwerpunkt dieser Studiengänge liegt auf der Lehrerausbildung, die Kurse in einer Vielzahl von Fächern erfordert und den Studierenden eine individuelle Auswahl ermöglicht. Aufgrund neuer Richtlinien, die 2010 eingeführt wurden, muss jedes Modul mit einer Prüfung und einer Note abgeschlossen werden, bevor man zum nächsten Modul übergehen kann. Diese Richtlinie und zu viele Terminkonflikte in den Lehrplänen schränkten die Flexibilität der Lehrveranstaltungen ein und führten dazu, dass weniger Studierende ihr Studium rechtzeitig abschließen konnten.
DIE LÖSUNG
Die Universität Potsdam hatte die Entwicklung von TimeEdit etwa zwei Jahre lang beobachtet, während das Unternehmen und die Lösung in Europa an Fahrt gewannen. Als das Produkt ausgereifter wurde, kam es schließlich den Vorstellungen der Universität Potsdam hinsichtlich der Operationalisierung der Raumverwaltung und -planung immer näher. Das Potsdamer Team evaluierte seine Optionen und kam zu dem Schluss, dass es an der Zeit war, das hausgemachte Altsystem, die Excel-Tabellen und Papierlisten gegen TimeEdit auszutauschen.
"Unsere Ressourcen müssen besser genutzt werden, und wir müssen die Verwaltung bei der Planung und Disposition vereinfachen. Wir waren auf der Suche nach einer benutzerfreundlichen, flexiblen Lösung mit Integrationsmöglichkeiten in unser SIS und LMS - TimeEdit erfüllte alle Kriterien.
Um Engpässe und unzureichend genutzte Zeitfenster und Ressourcen aufzuspüren, wandte sich die Universität Potsdam TE Reporting zu, um eine campusweite, gründliche Analyse ihrer Ressourcennutzung durchzuführen.
"Wir haben einfach nicht genug Räume für die Anzahl der Studenten. TimeEdit hat uns geholfen, unsere Räume rationeller zu nutzen. Wir haben zum Beispiel schnell verstanden, dass wir viele Zeitfenster hatten, die nicht ausgelastet waren - wie Montagmorgen und Freitagnachmittag.
In TimeEdit werden alle Potsdamer Ressourcen in einer Datenbank gespeichert, so dass die gemeinsame Nutzung von Räumen und Ressourcen zwischen den Abteilungen leicht möglich ist und volle Transparenz gewährleistet wird. Diese Fähigkeit, zusammen mit der Nutzung der in TE Core eingebauten Funktionalität für Abhängigkeiten (Voraussetzungen), ermöglichte es der Universität, einen konfliktfreien Zeitplan zu gewährleisten.
"Bei der Verwaltung von Räumen geht es vor allem darum, Kollisionen zu vermeiden und sicherzustellen, dass der richtige Kurs im richtigen Raum stattfindet. TimeEdit gibt der Universität einen Überblick über die verfügbaren Ressourcen, so dass wir Stundenpläne ohne Kollisionen und Probleme erstellen können.
Natürlich sind eine höhere Auslastung und ein besserer Überblick großartig, aber ohne ein einfach zu bedienendes System ist es schwierig, die theoretischen Möglichkeiten in die Praxis umzusetzen.
"Für unsere Planer ist alles so viel einfacher geworden. Sie sind keine IT-Experten, sondern oft Lehrer, die neben der Terminplanung noch andere Aufgaben haben. Deshalb war für uns die Benutzerfreundlichkeit wichtig. Da die Planung so viel einfacher geworden ist, haben sie jetzt Zeit für andere Dinge, die erledigt werden müssen."
DIE ERGEBNISSE
- Die Zahl der Studenten, die ihren Abschluss rechtzeitig machen (definiert als innerhalb von 6 bis 7 Semestern), stieg um 5 %.
- Die Ressourcenauslastung stieg auf 92 %.
- Die Zahl der Beschwerden im Zusammenhang mit dem Lehrplan und den Räumlichkeiten ging um 80 % zurück.
- Die Zufriedenheit der Studenten mit der Qualität der Lehrpläne und Kurse stieg um 25 %.
