Auswertung: Konfiguration von Workflows und Benachrichtigungen (Menü Workflow)

Die Mitgliedertypen werden verwendet, um die Rollen im Prozess und ihre Berechtigungen im Bewertungsprozess zu definieren.

Wählen Sie den Menüpunkt Workflow -> Mitgliederarten, um die Auswertungsrollen für die Mitgliederarten zu verwalten.

Klicken Sie auf einen definierten Mitgliedstyp oder verwenden Sie die Schaltfläche Erstellen und Löschen, um die Mitgliedstypen zu verwalten.

Die Definition des Mitgliedstyps unterstützt die Konfigurationsoptionen:

• Bewertungsart - Wählen Sie die Bewertungsart, für die das Mitglied (die Rolle) definiert ist.
• Externe ID - Die eindeutige ID für den Mitgliedstyp, die in automatischen Integrationsszenarien verwendet werden kann.
• Name - Der Name, der dem Benutzer angezeigt wird.
• Teilnehmer - Zeigt an, ob der Mitgliedstyp ein Empfänger der Bewertung ist (d.h. Student oder Teilnehmer).
• Ignorieren - Gibt an, ob der Elementtyp für diese Auswertung übersprungen wird (dies wird verwendet, wenn der automatische Import mehr Beziehungen liefert, als Sie verwenden möchten)
• Feedback - Gibt an, ob die Art des Mitglieds in der Registerkarte Feedback angezeigt wird. Dies ermöglicht die Angabe von Rollen, die Feedback erhalten und Rollen, die kein Feedback erhalten (z. B. Dozent oder Kurskoordinator).
• Überprüfbar - Gibt an, ob der Mitgliedstyp (Rolle) und die ihm zugeordneten Mitglieder (Personen) im allgemeinen Register einer Auswertung angezeigt werden.
• Bearbeitbar - Gibt an, ob Benutzer, die diesem Mitgliedstyp in einer Auswertung zugeordnet sind, von Benutzern (mit der entsprechenden Berechtigung) bearbeitet werden können.
• Unbekannte Personen zulassen - Gibt an, ob unbekannte Personen (z.B. nicht vorgesehene Personen) diesem Mitgliedstyp (Rolle) zugewiesen werden können.
• Kann benachrichtigen - Gibt an, ob Benutzer mit diesem Mitgliedstyp (Rolle) Ad-hoc-Benachrichtigungen an Teilnehmer senden können.

Klicken Sie auf die Sicherheits-Schaltfläche, um die Berechtigung für den definierten Mitgliedstyp (Rolle) zu definieren.
Der Berechtigungsbildschirm ermöglicht die Definition der der Rolle zugewiesenen Berechtigungen, einschließlich des Workflow-Status. Wenn eine Operation in mehr als einem Status erlaubt ist, müssen Sie sie zweimal anlegen.

Die Berechtigungen erfordern die Definition der Prozessstatus, da sie Teil der zusätzlichen Einschränkungen sind, die auf die Einschränkungen angewendet werden.

Verschiedene Rollen haben unterschiedliche Berechtigungen. Der oben gezeigte Koordinator hat fast alle Rechte, während der Bildungsmanager nur Zugriff auf die Berichte hat, die nach Abschluss der Bewertung erstellt werden.

Die unterstützten Berechtigungsregeln sind:

• Zugang zu allen Berichten
• Archiv
• Berechnen Sie
• Status ändern
• Bewertung löschen
• Herunterladen
• Teilnehmer-Tags herunterladen
• Zusätzliche Fragen bearbeiten
• Allgemein bearbeiten
• Mitglieder bearbeiten
• Teilnehmer bearbeiten
• Tags bearbeiten
• Fragenblöcke auswählen
• Fragenblöcke auswählen (Mitglied)
• Fragenblöcke auswählen (erforderlich)
• Feedback geben
• Benachrichtigung senden
• Benachrichtigung senden (automatisch)
• Teilnehmer anzeigen
• Arbeitsablauf anzeigen
• Vorlage wechseln
• Zum nächsten Status
• Ansicht QR
• Öffentliche Berichte anzeigen
• Bericht ansehen

Die Statusarten werden verwendet, um die Status im Prozess zu definieren, einschließlich der Einschränkungen der Optionsberechtigung.

Wählen Sie den Menüpunkt Workflow -> Statusarten, um die Status im Prozeß für die verschiedenen Auswertungsarten zu verwalten.

Klicken Sie auf eine definierte Statusart oder verwenden Sie die Schaltfläche Erstellen und Löschen, um die Statusarten zu verwalten.

Die Definition des Mitgliedstyps unterstützt die Konfigurationsoptionen:

• Name - Interner, eindeutiger Name/Code für den Status.
• Bezeichnung - Name des Status, der den Benutzern angezeigt wird
• In Zeitleiste anzeigen - Gibt an, ob der Status in der Zeitleiste der Bewertungsdetails angezeigt werden soll
• Öffentliche Berichte anzeigen - Gibt an, ob öffentliche Berichte verfügbar und für Benutzer in dieser Phase zugänglich sind
• Daten importieren - Zeigt an, ob Daten (Auswertungen) von einer automatisierten Schnittstelle geliefert werden und diese verarbeitet werden dürfen.
• Veröffentlichungsdatum importieren - Gibt an, ob das Veröffentlichungsdatum über eine automatisierte Schnittstelle bereitgestellt werden kann, anstatt auf der Grundlage des konfigurierten Workflows festgelegt/berechnet zu werden.
• Daten aktualisieren - Gibt an, ob die Daten (nach dem ersten Datumsaustausch) über eine automatische Schnittstelle aktualisiert werden können.
• Daten entfernen - Gibt an, ob Daten über eine automatisierte Schnittstelle entfernt werden können, falls die Aktualisierung erlaubt ist.
• Vorlage aktualisieren - Gibt an, ob während dieses Status die zugewiesene Bewertungsvorlage überschrieben werden darf. Dies wird in der Regel in der Anfangsphase der Evaluationskonfiguration gemacht, ist aber später nicht mehr erlaubt.
• Benotung importieren - Gibt an, ob es in diesem Status erlaubt ist, die verschiedenen Kursergebnisse zu überschreiben
• Archiv - "Soft delete", um diesen Status nicht mehr zu verwenden

Klicken Sie auf die Schaltfläche "Sicherheit", um die Berechtigung für den definierten Statustyp zu definieren.
Der Bildschirm "Berechtigungen" ermöglicht es, festzulegen, welche Berechtigungen in einem bestimmten Workflow-Status ausgeführt werden dürfen. Diese Option ermöglicht das Hinzufügen zusätzlicher statusbasierter Berechtigungen, die nicht speziell an einen Mitgliedstyp (Benutzerrolle) gebunden sind.

Nach der Definition der Prozesszustände ist der nächste Schritt die Definition der unterstützten Übergänge zwischen den Zuständen.

Wählen Sie den Menüpunkt Workflow -> Statusübergänge, um die vom Prozess unterstützten Statusübergänge zu verwalten.

Klicken Sie auf einen definierten Statusübergang oder verwenden Sie die Schaltfläche Erstellen und Löschen, um die Statusübergänge zu verwalten.

Die Definition des Statusübergangs unterstützt die Konfigurationsoptionen:

• Name - Legt den Namen des Übergangs fest. Der Name wird als Text der Aktionsschaltfläche verwendet, die dem Benutzer zur Ausführung des Statusübergangs angeboten wird.‍
• Warnmeldung - Die Warnmeldung wird angezeigt, nachdem Sie auf die Schaltfläche geklickt haben, um einen Übergang auszuführen, und ist eine Informationsmeldung für den Benutzer.
  Wenn das Textfeld für die Warnmeldung leer bleibt, wird dem Benutzer der Standardtext "Sind Sie sich bei diesem Statusübergang sicher?" angezeigt (siehe Screenshot unten).
• Anfangsstatus - Legt den Status fest, von dem aus der Übergang beginnt‍.
• Endstatus - Definiert den Status, mit dem der Übergang endet
• Teilnehmer wieder öffnen - Öffnen Sie die Bewertung auch für die Teilnehmer (falls zutreffend).

Benachrichtigungen sind vorkonfigurierte Vorlagen, die dazu dienen, Benachrichtigungen (E-Mails) an die verschiedenen Beteiligten im System zu senden.

Wählen Sie den Menüpunkt Workflow -> Benachrichtigungen, um die im Prozess gesendeten Benachrichtigungen zu definieren und zu verwalten.

Benachrichtigungen können als E-Mail über die Prozessautomatisierung oder von einem autorisierten Benutzer über die Benachrichtigungsfunktion versendet werden.

Klicken Sie auf eine definierte Prozessmeldung oder verwenden Sie die Schaltfläche Erstellen, Kopieren und Löschen, um die Prozessmeldungen zu verwalten.

Die Definition der Prozessmeldung unterstützt die Konfigurationsoptionen:

• Nur während - Legen Sie fest, bei welchem Status der Auswertung diese Meldung gesendet werden kann
• Empfänger - Definieren Sie die Empfänger, die diese Benachrichtigung erhalten sollen.
  Zwei Optionen sind zulässig: Mitglieder (Mitarbeiter) und Teilnehmer.
  Wenn Mitglieder ausgewählt wird, können die Mitgliedertypen (Rollen), die diese Benachrichtigung erhalten sollen, konfiguriert werden.
• Teilnehmerstatus - Gibt an, welche Teilnehmer die Benachrichtigung basierend auf dem Status ihrer Antwort auf die Bewertung erhalten sollen.
  Im Beispiels-Screenshot unten wird die Benachrichtigung an alle Befragten gesendet, die die Bewertung noch NICHT abgeschlossen haben.
• Manuell - Gibt an, ob diese Benachrichtigungsvorlage für den manuellen Versand von Benachrichtigungen verwendet werden kann.
• Warnung - Gibt an, ob dem Empfänger eine zusätzliche Warnung/Nachricht angezeigt wird
• Bearbeitbar - Gibt an, ob die auf der Grundlage der Vorlage erstellte Benachrichtigung vom Benutzer vor dem Versand bearbeitet werden kann.
• Wiederholbar - Gibt an, ob es erlaubt ist, diese Benachrichtigung mehrmals für dieselbe Bewertung an denselben Benutzer zu senden
• Reihenfolge - Legt die Reihenfolge fest, in der die Benachrichtigung dem Benutzer bei Auswahl einer Ad-hoc- / manuellen Benachrichtigung angezeigt wird
• Erforderliche Platzhalter - Gibt die Platzhalter an, die in von autorisierten Benutzern gesendeten (änderbaren) Ad-hoc-Benachrichtigungen verwendet werden müssen.
• Mindestlänge - Legt die Mindestlänge der gesendeten Ad-hoc-Meldungen fest.
• Betreff - Legt den Betreff der E-Mail fest
• Text - Definiert die eigentliche Benachrichtigung (mehrsprachig) unter Verwendung des HTML-Editors.
  Im Benachrichtigungstext können Platzhalter verwendet werden, die vor dem Versand durch den tatsächlichen Wert ersetzt werden.
  Klicken Sie auf das (i)-Symbol, um eine Übersicht über alle unterstützten Platzhalter zu erhalten:
  - [academic_year]: Akademisches Jahr (z. B. 2016/2017)
  - [Kurs]: Name der Lehrveranstaltung (z. B. Genomics)
  - [course_code]: Kurscode (z. B. ABG-30306)
  - [dashboard_url]: Dashboard URL
  - [evaluation_details_url]: URL der Bewertungsdetails
  - [evaluation_id]: Evaluierungs-ID
  - [evaluation_period]: Bewertungszeitraum (z.B. 1)
  - [evalurl]: URL für die Einladung zur Bewertung
  - [next_status_date]: Datum des nächsten Status (tt-mm-jjjj)
  - [teilnehmer_code]: Kurscode des Teilnehmers (z.B. FPH-80439)
  - [publication_date]: Veröffentlichungsdatum (tt-mm-jjjj)
  - [Empfänger]: Name des Empfängers (z. B. Jan de Boer)
  - [report_list_url]: Private Berichts-URL
  - [reporturl]: URL des Berichts

Die Prozessautomatisierung wird verwendet, um den Prozess für einen Evaluierungstyp zu automatisieren, der auf relativen Tagen ab Start (oder Ende) basiert und automatisch die Workflow-Übergänge ausführt und Benachrichtigungen sendet. Die Automatisierung ermöglicht die Durchführung eines Bewertungsprozesses ohne Benutzereingriff, wobei der Kurs mit der Standardbewertungsvorlage bewertet wird.

Wählen Sie den Menüpunkt Workflow -> Workflows, um die im Prozess gesendeten Benachrichtigungen zu definieren und zu verwalten.

Klicken Sie auf einen definierten Prozessautomatisierungsschritt oder verwenden Sie die Schaltfläche Erstellen, Kopieren und Löschen, um die Prozessautomatisierung zu verwalten

Die Definition der Prozessautomatisierung unterstützt die Konfigurationsoptionen:

• Offset in Tagen - Geben Sie einen relativen "Tag" (Offset) zu einer Datumsart an (angegeben im nächsten Auswahlfeld). Tage vor einer Datumsart werden durch ein Minuszeichen (-) angegeben. Im folgenden Beispiel wird eine Benachrichtigung 28 Tage vor dem Startdatum der Bewertung verschickt. ‍
• Datumstyp - Wählen Sie einen Datumstyp (z. B. Startdatum, Enddatum, Ende des Zeitraums, letzter Kurstag)‍
• Typ - Geben Sie an, ob der Schritt zu einer Benachrichtigung oder einem Statusübergang führt.‍
• Benachrichtigungsvorlage verwenden - Je nach Typ wird eine Auswahl angeboten
  - Benachrichtigungsvorlage aus den definierten Benachrichtigungsvorlagen für die ausgewählte Auswertungsart
  - Statusübergang aus den definierten Statusübergängen für die ausgewählte Auswertungsart‍
• Wert des Befragten - Der Wert, der in Kombination mit dem Operator verwendet wird, um einen Filter für diese Aufgabe zu definieren‍.
• Operator "Befragte" - Der Operator definiert den Operator, der in Kombination mit der definierten Anzahl verwendet werden soll.
  Falls die definierte Operator/Wert-Kombination zu "wahr" ausgewertet wird, wird die Aufgabe ausgeführt.
  Unterstützte Operatoren sind:
  - Gleich
  - Größer oder gleich
  - Größer als
  - Kleiner oder gleich
  - Kleiner als
  Beispiel: nur Feedback anfordern, oder Studenten informieren, dass die Bewertungsergebnisse über eine Benachrichtigung veröffentlicht werden, wenn die Anzahl der Befragten > 25 ist.‍
• Deaktiviert - "Sanftes Löschen", das diese Aufgabe für zukünftige Szenarien nicht mehr anbietet

Die Widget-Konfiguration wird verwendet, um die Widgets zu definieren, die auf dem persönlichen Dashboard des Benutzers angezeigt werden.

Wählen Sie den Menüpunkt Workflow -> Widgets, um die im Prozess gesendeten Benachrichtigungen zu definieren und zu verwalten.

Klicken Sie auf ein definiertes Widget oder verwenden Sie die Schaltfläche Erstellen und Löschen, um die Widgets zu verwalten.

Die Widget-Definition unterstützt die Konfigurationsoptionen:

• Externe ID - Eindeutiger Bezeichner (optional)
• Titel - Geben Sie den Titel für das Widget an, der auf dem Dashboard des Benutzers angezeigt wird.
• Alert - Indikator zur Konfiguration, ob das Widget mit einer bestimmten Farbe hervorgehoben werden soll
• Fortschritt - Mit der Option Fortschritt können Sie angeben, ob die Informationen als Fortschrittsbalken angezeigt werden sollen.
  Dies ist für die aktiven Bewertungen nützlich, um die noch nicht geöffneten, die begonnenen (aber nicht abgeschlossenen) und die abgeschlossenen Bewertungen zu sehen.
• Im Portal anzeigen - Zeigt das Widget auf dem Dashboard an.
• Zielseite - Definiert die Seite, die als Grundlage für die im Widget verwendeten Informationen/Layout verwendet wird.
• URL - Zeigt eine statische URL in einem Widget an.
• Icon - Das Icon, das neben dem Titel des Widgets auf dem persönlichen Dashboard des Benutzers angezeigt wird
• Filter - Konfigurieren Sie die Bewertungstypen, die Rolle und den Status der Bewertungen, die im Widget angezeigt werden sollen:
  - Bewertungstyp: gibt an, welche Bewertungstypen angezeigt werden sollen.
  - Mitgliedstyp: wird verwendet, um die Rolle für die angezeigten Bewertungen anzugeben.
  - Statustyp: wird verwendet, um den Status für die angezeigten Bewertungen anzugeben.