Buchung und Verwaltung von Aufsichtspersonen
In diesem Teil erfahren Sie, wie Sie einen Aufsichtsführenden in der Prüfung buchen und wie Sie Buchungen verwalten können, sobald sie geplant sind.
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Terminplanung/Buchung eines Aufsehers
Gehen Sie in der linken Menüleiste zur Supervisor-Übersicht.
1. Beginnen Sie mit der Suche und wählen Sie einen Tag in der Datumssuche
2. Scrollen Sie und wählen Sie einen Raum in der Supervisor-Übersicht
3. Klicken Sie auf das Menü "Fleischbällchen" für den gewählten Raum
4. Suchen und filtern Sie nach Anforderungen für Aufsichtspersonen
5. (falls erforderlich) Bearbeitungslänge für den gewählten Aufsichtsbeamten
6. Wenn Sie alle Aufsichtspersonen für einen Raum eingeteilt haben, können Sie entscheiden, welche Aufsichtsperson in diesem Raum geführt werden kann
Sie haben nun Aufsichtspersonen für einen Raum gebucht, die alle den Stern "vorläufig" haben, was bedeutet, dass sie vorläufig gebucht sind.
Status und Versand von Buchungsanfragen an die Aufsichtsbeamten
Jede Buchung hat einen Status, um zu wissen, wo sie sich im Prozess befindet
- Vorläufig - ein anfänglicher Platzhalter für die Buchung - Sie können ihn nach Belieben verschieben, ohne dass der Aufsichtsführende ihn sieht.
- Ausstehend - die Buchungsanfrage wartet auf die Überprüfung und Bestätigung durch den Aufsichtsführenden.
- Angenommen - der Prüfer hat seine Verfügbarkeit und sein Engagement für den geplanten Termin bestätigt.
- Abgelehnt - Der Status für Buchungsanfragen, die von der Aufsichtsperson abgelehnt werden, wodurch ihre Verfügbarkeit für dieses Zeitfenster blockiert und in der Systemstatistik als abgelehnt erfasst wird.
- Abgelaufen - Wenn eine Buchungsanfrage nicht innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens bestätigt wird, läuft sie ab, ist nicht mehr gültig und das Zeitfenster wird für andere Buchungen freigegeben.
- Storniert - steht für Buchungen, die ursprünglich ausstehend oder akzeptiert waren, aber von einem Administrator storniert wurden, so dass sie für andere Buchungen verfügbar sind.
Anfrage absenden
Wenn Sie Ihre Planung abgeschlossen haben und mit dem Aussehen zufrieden sind, können Sie die Buchungsanfrage an den Aufsichtsführenden senden. Sie können dies entweder einzeln tun, indem Sie auf das Menü der einzelnen Rollen klicken und dann eine E-Mail senden
Sie können dies auch im Batch-Verfahren tun, indem Sie alle Aufsichtspersonen auswählen, die noch keine E-Mail gesendet haben, und dann auf Aktionen gehen und E-Mail senden
Sie können dann auswählen, wie viele Tage der Betreuer die Buchung annehmen muss, bevor sie abläuft - einen Tag vor Ablauf der Buchung wird automatisch eine Erinnerungsmail verschickt.
Ausstehende Buchungen
Wenn die ausstehenden Buchungen noch nicht von der Aufsichtsperson bestätigt wurden, können Sie sie jederzeit im Namen der Aufsichtsperson annehmen oder die Buchung in einen anderen Raum verschieben (mehr dazu in einem späteren Abschnitt).
Angenommene/abgelehnte Buchung
Sobald die Aufsichtsperson die Buchung akzeptiert hat, ist sie bestätigt und erledigt. Wenn die Aufsichtsperson beschließt, diese Schicht nicht zu arbeiten, kann sie die Buchung ablehnen, und die Buchung verschwindet dann aus der Übersicht der Aufsichtsperson.
Verschieben und Verwalten der Buchungen von Aufsichtspersonen.
- Wenn Aufsichtspersonen von einer Buchung zur nächsten wechseln, geschieht dies vorzugsweise aus der Übersicht der Aufsichtsperson.
- Beachten Sie, dass, wenn ein Vermittler das gewählte Datum/die gewählte Zeit blockiert, dies nicht angezeigt wird, bis das Ziehen und Ablegen durchgeführt wurde.
Es ist sehr einfach, die Aufsichtspersonen von der Übersicht der Aufsichtspersonen aus zu verschieben: Ziehen Sie die Aufsichtsperson einfach von einem Raum und Datum zu einem anderen. Die Aktion und was passiert, hängt vom Status der Buchung im Workflow ab:
Wenn die Aufsichtsperson eine Blockade hat oder aus irgendeinem Grund für die angeforderte Zeit nicht verfügbar ist, wird sie nicht verschoben
Wenn es sich um eine vorläufige Buchung handelt, können Sie diese nach Belieben verschieben, da diese Buchungen noch nicht für Aufsichtspersonen angezeigt werden.
Wenn die Buchung ausstehend ist, wird eine neue Buchungsanfrage für den Betreuer initiiert, um die neuen Buchungsparameter zu akzeptieren - beachten Sie, dass Sie das Senden einer aktualisierten Anfrage im Modal, das beim Verschieben des Betreuers auftaucht, ablehnen können
Wenn die Buchung akzeptiert wird, wird die Buchung wieder zu einer ausstehenden Buchung und eine neue Buchungsanfrage wird versendet - beachten Sie, dass Sie das Versenden einer aktualisierten Anfrage in dem Modal, das beim Verschieben der Aufsichtsperson erscheint, ablehnen können
Die Registerkarte für den E-Mail-Status zeigt Ihnen die letzte Aktion und die E-Mail, die an den Prüfer gesendet wurde
